La combinación de correspondencia es una poderosa herramienta para escribir y enviar una carta o un correo electrónico personalizado a varias personas diferentes al mismo tiempo. También puedes usarla para crear sobres o etiquetas con la información de cada destinatario. La combinación de correspondencia importa datos desde otra fuente, como por ejemplo Excel y luego usa esos datos para reemplazar marcadores de posición a través del mensaje con la información correspondiente de cada individuo al cual vas a escribirle. Puedes usarla para crear rápidamente mensajes personalizados para cientos de personas de una sola vez.
PARTE 1
⇻Crear los destinatarios.
- Dar clic en la opción Correspondencia del menú.
- Seleccionar la herramienta Iniciar combinación de correspondencia.
- Del panel de opciones, dar clic sobre Cartas, la carta proveniente de la primera actividad ya está configurada para combinar. Ahora es necesario crear el listado de clientes a quienes se le enviará la carta.
- Dar clic en la herramienta Seleccionar destinatarios de la barra menú.
- Dar clic en la opción Escribir nueva lista…
- El cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones aparece en pantalla.
- Debe establecer qué información va a almacenar en la lista de destinatarios. Dar clic en el botón Personalizar columnas...
⇻Eliminar campos del listado de destinatarios
En el cuadro de diálogo Personalizar lista de direcciones se puede agregar campos necesarios o remover los innecesarios.
1. Del listado, seleccionar Campo de dirección 2, esta opción será eliminada.
2. Dar clic en Eliminar.
3. Una advertencia aparece en pantalla, dar clic en el botón Sí.
Note que este campo desaparece del listado. Realizar estos mismos pasos para: Provincia o estado, Código postal, País o región
Crear nuevos campos en el listado de destinatarios
Es posible crear campos que complementen el listado necesario de destinatarios.
⇻Crear un nuevo campo
Paso a paso:
1. Es necesario crear un nuevo campo dentro de la lista, dar clic en el botón
Agregar.
2. Digitar el nombre del campo, en este caso Cargo.
3. Dar clic en Aceptar.
4. El campo Cargo aparece en la lista, pero se debe ubicar debajo del campo
Apellidos.
5. Dar clic en Subir, hasta ubicar en el sitio este campo.
6. Dar clic en Aceptar.
⇻Ingresar los datos del destinatario
Paso a paso:
1. Dar clic en Tratamiento y digitar el texto Sr. o Sra.
2. En este caso, dar clic en Nombre y digitar (Mónica). La información de cada casilla se debe encontrar en la carta que está trabajando, Mónica Villanueva será el primer destinatario. Cada dato debe ser completado. Para moverse entre celdas pulsar la tecla TAB o pulsar las flechas del teclado según la dirección a la que necesite dirigirse.w
3. Una vez completados los datos del primer destinatario, dar clic en el botón
Nueva entrada.
4. Llenar los datos del nuevo destinatario, repetir estas acciones con todos los destinatarios.
5. Dar clic en Aceptar.
6. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones aparece en pantalla. Dar nombre al archivo.
7. Dar clic en el botón Guardar, se creará automáticamente una carpeta especial para guardar esta base de datos. Microsoft Word 2010 se apoya en el programa Microsoft Access 2010 para administrar estas listas.
PARTE 2
Una vez creada la lista de destinatarios, es necesario ubicar dentro de la carta de presentación, los campos que se combinarán con el listado. Se inicia insertando un macro que actualice la fecha automáticamente:
Paso a paso:
1. Seleccionar la fecha en la carta y borrar la selección, pulsando la tecla Backspace.
2. Ir a la opción Vista del menú.
3. Seleccionar la herramienta Macros.
4. Del panel, seleccionar Ver macros.
5. En el cuadro de diálogo que aparece en pantalla, seleccionar comandos de Word.
6. Digitar el nombre del macro Insertar campo (debe ser todo pegado).
7. De las opciones en el listado, seleccionar InsertarCampoFecha.
8. Dar clic en el botón Ejecutar, luego la fecha se insertará automáticamente.
⇻Editar campos
El formato actual de la fecha no es conveniente para la carta por eso se debe cambiar el formato:
Paso a paso:
1. Dar clic sobre el elemento, un cuadro enmarca la fecha, pulsar botón derecho sobre este campo.
2. Del panel, seleccionar la opción Editar campo.
3. En pantalla aparece el cuadro de diálogo Campo, del listado propiedades de campo, en formatos de fecha, seleccionar una opción.
4. Dar clic en Aceptar.
Para incluir los campos combinados dentro del documento, debe hacer lo siguiente:
1. Seleccionar el texto Sr. o Sra. y borrarlo con la tecla Backspace.
2. Ir a la opción Correspondencia.
3. Seleccionar la herramienta Insertar campo combinado.
4. Del panel, seleccionar Tratamiento.
Ahora se insertará el campo Nombre
Paso a paso:
1. Seleccionar el nombre en la carta, pulsando las teclas Control + Shift +
flecha derecha. (O dar clic sostenido en la palabra nombre).
2. Ir a la opción Correspondencia.
3. Seleccionar la herramienta Insertar campo combinado.
4. Seleccionar la opción Nombre.
Todos los campos de la carta se insertan de la misma manera. Por esta razón se editó la lista de destinatarios previamente.
⇻Insertar la línea de saludo
Paso a paso:
1. Es necesario seleccionar la línea actual de saludo y borrarla con la tecla
Backspace.
2. Dar clic sobre la herramienta línea de saludo.
3. Se abre el cuadro de diálogo y se inserta la línea de saludo.
4. Entre las alternativas se puede seleccionar el saludo más pertinente para el tipo de carta que se está construyendo. Escoger la opción Estimado.
5. Clic en Aceptar.
También es posible escoger la forma de tratar al destinatario
1. En el panel se escoge la alternativa más pertinente (primera opción), ya que la formalidad es necesaria para este tipo de documento.
Se puede visualizar el resultado de la línea de saludo aplicada a la lista de destinatarios.
2. Dar clic sobre los Controles, (para visualizar).
3. Dar clic en el botón Aceptar.
⇻Vista previa de resultados
Permite visualizar el producto de la combinación:
1. Para activar la visualización de los resultados, dar clic en el botón Vista previa de resultados.
2. Dar clic en los Controles para ver el siguiente registro completo. Repetir esta acción para generar vistas previas.
Para desactivar la vista previa, dar clic de nuevo en la herramienta Vista previa de resultados.
⇻Finalizar la combinación de documentos
Paso a paso:
1. Se pasa al archivo original (en este caso Carta).
2. Dar clic en el botón Guardar.
3. También se puede generar las cartas combinadas desde el botón Finalizar y combinar.
4. Seleccionar la opción Editar documentos individuales…
5. Un pequeño cuadro de diálogo aparece para especificar cuáles registros serán combinados en un nuevo documento. Seleccionar la opción Todos.
6. Dar clic en Aceptar.
Se guarda el documento generado con las cartas combinadas.
7. Dar clic en Finalizar y combinar.
8. Seleccionar la opción Imprimir documentos.
9. Seleccionar los registros a imprimir en el cuadro de diálogo.
10. Se abre el cuadro de diálogo y dar clic en imprimir.
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